ACELEX LAB · ANÁLISIS
Innovar en derecho no es solo digitalizar.
Diseño jurídico, comprensión ciudadana y garantías en la administración pública colombiana.
La innovación jurídica no se agota en cambiar el soporte de un documento o acelerar una tarea. Exige comprender el problema, rediseñar la respuesta, ponerla en funcionamiento y evaluar sus efectos sin debilitar las garantías de las personas.
Derecho Administrativo · Innovación Jurídica
Diseño · Comprensión · Garantías
Punto de partida
Producir una decisión jurídica no garantiza que pueda comprenderse.
Una actuación administrativa puede cumplir una función jurídica y, al mismo tiempo, resultar difícil de comprender o utilizar para la persona que debe actuar frente a ella.
Imaginemos una resolución administrativa extensa, acompañada de antecedentes, citas normativas y una decisión. Quien la recibe identifica su nombre y el número del expediente, pero no logra comprender qué se decidió, por qué, cómo le afecta ni qué puede hacer.
Se trata de un ejemplo hipotético, no de un caso documentado. Permite examinar la distancia entre producir información jurídica y hacerla verdaderamente utilizable.
La pregunta no consiste en sustituir el análisis de la competencia, el procedimiento, las pruebas o la motivación por una presentación atractiva. Consiste en ampliar el examen: además de verificar el contenido jurídico, ¿puede su destinatario comprenderlo y actuar de manera informada?
01 · Una definición de trabajo
De la idea a la implementación.
Para este análisis, proponemos entender la innovación jurídica como la introducción de servicios, procesos, documentos o formas de organización nuevos o significativamente mejorados, orientados a resolver problemas de acceso, comprensión, gestión o ejercicio de derechos.
Es una definición operativa editorial. No constituye una definición legal colombiana ni pretende presentarse como un consenso universal sobre la disciplina.
El Manual de Oslo 2018, elaborado por la OCDE y Eurostat, aporta una precisión metodológica importante: la innovación se diferencia de la mera idea porque ha sido implementada o puesta a disposición de sus usuarios. La novedad puede ser relativa a la organización que la adopta; no exige inventar algo inexistente en el mundo. [1]
El mismo manual advierte que los resultados positivos de una innovación no están garantizados de antemano. Implementar algo nuevo permite observar sus efectos; no demuestra por sí mismo que el problema haya sido resuelto.
Tres operaciones diferentes
Pasar del papel a un medio digital, automatizar una tarea y rediseñar la respuesta institucional son operaciones distintas. Pueden presentarse separadamente o combinarse dentro de una misma intervención.
01
Digitalización
Utilización de medios digitales, con intervención humana, dentro de tareas y procesos de gestión. No se limita necesariamente a convertir un documento de papel en PDF.
¿Cómo puede realizarse la actuación mediante medios digitales?
02
Automatización
Tareas que antes eran ejecutadas por personas pasan a ser realizadas por sistemas con determinado grado de ejecución autónoma.
¿Qué operación puede ejecutar el sistema de manera controlada?
03
Innovación
Introducción de una solución nueva o significativamente mejorada que ha sido implementada para atender una necesidad identificada.
¿Qué problema resuelve y qué efectos produce su implementación?
Diferencias sin falsas oposiciones
Estas categorías no constituyen compartimentos excluyentes ni una escala en la que digitalizar sea siempre inferior a innovar. Una misma intervención puede combinar digitalización, automatización, racionalización y rediseño.
En materia de trámites administrativos, el artículo 2.2.20.3 del Decreto 1078 de 2015, incorporado por el Decreto 88 de 2022, define la digitalización y la automatización dentro de un marco específico de transformación de trámites. [8]
Convertir un formulario en PDF puede ser útil. Automatizar la elaboración de varios documentos también puede ser pertinente si cada uno cumple una función necesaria. No debe presumirse que un documento sobra sin examinar su fundamento, finalidad y relación con el procedimiento.
El rediseño formula una pregunta adicional: ¿qué información necesita realmente el procedimiento y cuántas veces debe obtenerse o registrarse? La respuesta dependerá de la competencia de la entidad, de las normas aplicables y de la preservación de los contenidos, controles y evidencias obligatorios.
La guía anexa al Decreto 88 de 2022 reconoce la relación complementaria entre racionalización, digitalización y automatización. El punto no es escoger la etiqueta más novedosa, sino determinar qué combinación responde al problema identificado. [7]
Una mejora acotada puede ser pertinente sin convertirse en una plataforma ni pretender sustituir todo el sistema.
Siguiente apartado02 · Personas y administración pública
El problema jurídico también tiene una experiencia.
Una autoridad puede examinar qué debe decidir. La persona necesita saber qué ocurrió y qué puede hacer.
Ante una sanción administrativa, el análisis jurídico puede concentrarse en la competencia, la tipicidad, la valoración probatoria y los mecanismos de impugnación.
El destinatario puede formular otras preocupaciones: no entiende la decisión, no encuentra el expediente o desconoce ante quién debe actuar. Son dimensiones relacionadas del mismo asunto; ninguna hace innecesaria a la otra.
La cuestión no consiste en reemplazar el rigor jurídico por la experiencia del usuario. Consiste en observar si la manera de organizar y comunicar la actuación facilita o dificulta el ejercicio informado de los derechos.
Dos perspectivas que deben encontrarse
01
Análisis jurídico
Determina las competencias, reglas, garantías y consecuencias jurídicas aplicables a la actuación administrativa.
- Competencia de la autoridad.
- Procedimiento y oportunidades de intervención.
- Pruebas, motivación y contenido de la decisión.
- Recursos y mecanismos de control.
02
Experiencia de la persona
Examina si la persona puede encontrar la información, comprender la actuación y utilizar correctamente los canales disponibles.
- Comprensión de la decisión.
- Acceso al expediente y a la información relevante.
- Identificación de la autoridad y del canal competente.
- Claridad sobre los pasos y términos aplicables.
Legal Design
Diseñar para comprender y actuar
Margaret Hagan presenta el Legal Design como la aplicación del diseño centrado en las personas al ámbito jurídico. Su enfoque comprende la experiencia del público, la actividad de los profesionales y la organización interna de los servicios. [2]
No se limita a cambiar colores, diagramas o tipografías. Un mapa de atención o una explicación sobre los recursos debe evaluarse por lo que permite comprender y hacer.
Una pieza visualmente ordenada puede continuar siendo inútil si omite la autoridad competente, emplea categorías ambiguas o conduce a un canal que no recibe la actuación correspondiente.
También debe distinguirse la comprensión de la satisfacción con el resultado. Una persona puede comprender plenamente una decisión y estar en desacuerdo con ella. Un servicio centrado en las personas no promete una decisión favorable; facilita una participación informada.
Un punto de encuentro con el Derecho Administrativo colombiano
La accesibilidad, la comprensión y el funcionamiento de los trámites tienen una dimensión jurídica e institucional. No son únicamente decisiones de presentación o mercadeo.
Constitución Política
El servicio a la comunidad, la efectividad de los derechos, el debido proceso y los principios de la función administrativa ofrecen el marco general del análisis. [4]
Ley 2052 de 2020
Dentro de su ámbito de aplicación, exige incorporar lineamientos gubernamentales de lenguaje claro en formularios, procedimientos y comunicaciones relacionados con trámites. [6]
Ley 1712 de 2014
Relaciona el acceso a la información pública con su calidad y con una divulgación accesible y comprensible. [10]
Estrategia de Lenguaje Claro
El Departamento Nacional de Planeación ofrece orientaciones metodológicas para mejorar la comunicación institucional. Estas orientaciones deben distinguirse de las disposiciones legales que las enmarcan. [14]
Gobierno Digital
El Decreto 767 de 2022 incorpora la innovación pública digital y la generación de valor público. Esta categoría utiliza medios tecnológicos y no agota la noción más amplia de innovación jurídica. [9]
Estos referentes no establecen una metodología única para toda actividad jurídica. Sí muestran que comprender al destinatario y examinar el funcionamiento del servicio forman parte del problema institucional.
Ver situaciones03 · Aplicación práctica
Tres situaciones para examinar el rediseño.
Estos ejemplos son hipotéticos. No describen proyectos ejecutados ni resultados medidos por ACELEX. Su propósito es mostrar cómo formular un problema antes de seleccionar una herramienta.
01
Una decisión que debe poder comprenderse
Ante una resolución administrativa extensa, una alternativa sería incorporar una síntesis fiel que permita ubicar la decisión, sus fundamentos esenciales, las obligaciones y los medios de defensa.
Esa capa explicativa acompañaría el acto administrativo íntegro. No lo reemplazaría ni podría introducir consecuencias diferentes de las decididas por la autoridad.
El artículo 67 del CPACA exige, para la notificación personal, la entrega de copia íntegra del acto y la información sobre recursos, autoridades y plazos. Los artículos 56 y 72 regulan aspectos de la notificación electrónica y las notificaciones irregulares. [5]
Por eso, un resumen, un aviso informativo o un tablero de seguimiento no equivalen por sí solos a una notificación legalmente surtida.
02
Peticiones reiteradas sobre el estado de un trámite
Imaginemos una alcaldía que recibe numerosas solicitudes para conocer el avance de expedientes. Una hipótesis sería que la información de seguimiento es insuficiente. Otra podría ser que existen retrasos reales.
También podrían presentarse errores de asignación, respuestas incompletas o dificultades de acceso. El diagnóstico debe distinguir estas causas antes de decidir qué herramienta utilizar.
Un sistema de consulta podría mostrar el radicado, la dependencia responsable, el estado, la última actuación y una orientación sobre el paso siguiente, siempre que la información respete las restricciones de acceso.
La existencia de esa consulta no suprime el derecho de petición ni reemplaza la obligación de responder las solicitudes presentadas. El artículo 23 constitucional y el régimen incorporado al CPACA por la Ley 1755 de 2015 mantienen su aplicación. [4] [5]
03
Seguimiento de actuaciones en una inspección
La Ley 2492 de 2025 cambió la denominación de los inspectores e inspecciones de Policía por inspectores e inspecciones de Convivencia y Paz. La referencia al ámbito policivo puede conservarse cuando identifica la materia del procedimiento. [13]
Un instrumento interno podría permitir identificar actuaciones pendientes, responsables y vencimientos. Sin embargo, no sería la única respuesta posible: una demora también puede relacionarse con disponibilidad de personal, pruebas pendientes o coordinación entre dependencias.
La Ley 1801 de 2016 contiene reglas especiales, incluidas las correspondientes al proceso verbal abreviado. No sería correcto trasladar mecánicamente a este ámbito todas las reglas del procedimiento administrativo general. [12]
Una herramienta de gestión tampoco puede modificar por sí misma las competencias, notificaciones, recursos o etapas establecidas por el régimen aplicable.
01
Diagnosticar
Identificar la causa concreta antes de seleccionar una herramienta o formular una solución.
02
Preservar
Mantener competencias, garantías, términos, controles y evidencias exigidos por el ordenamiento.
03
Comprobar
Evaluar comprensión, acceso y funcionamiento sin confundir una herramienta implementada con un resultado demostrado.
El rediseño empieza por comprender qué ocurre en la actuación real, no por imponer una solución previamente elegida.
Examinar los límites04 · Límites y garantías
Simplificar no significa suprimir una garantía.
El rediseño debe distinguir entre una repetición interna prescindible y una exigencia que protege el procedimiento.
El artículo 9 del CPACA prohíbe exigir documentos que reposan en la entidad o requisitos que no están previstos por las normas aplicables. Esta prohibición no autoriza a eliminar exigencias que sí tienen fundamento jurídico. [5]
Una iniciativa puede reducir pasos, reorganizar información o facilitar una actuación. Pero debe conservar las competencias, contenidos, oportunidades de intervención, controles y evidencias necesarios.
Acceso e inclusión
La inclusión debe considerarse desde el inicio. Presuponer conectividad y habilidades digitales para todas las personas puede trasladar la dificultad en vez de resolverla.
El artículo 53 del CPACA exige mecanismos suficientes de acceso gratuito a medios electrónicos o la posibilidad de utilizar procedimientos alternativos. [5]
Protección de datos
Más información disponible no equivale a acceso irrestricto a cualquier expediente. El tratamiento de datos debe respetar la finalidad, la circulación restringida, la seguridad y la confidencialidad.
Las pruebas iniciales pueden realizarse con datos ficticios o debidamente anonimizados, evitando exponer información personal innecesaria. [11]
Expediente y gestión documental
Una herramienta de seguimiento no debe convertirse en un archivo paralelo que impida reconstruir qué se recibió, quién intervino y cuál fue la actuación oficial.
El artículo 2.2.20.10 del Decreto 1078 de 2015 contempla autenticidad, integridad, fiabilidad, disponibilidad y conformación del expediente electrónico. [8]
Debido proceso
Una mejora en la comunicación o en la gestión interna no puede alterar las oportunidades de defensa, los términos, los recursos ni la autoridad competente.
Si la dificultad de comprensión revela una omisión jurídica, debe analizarse su consecuencia concreta. No procede afirmar automáticamente que todo lenguaje complejo genera la nulidad de la actuación.
La herramienta también necesita responsables
Automatizar una operación no elimina la necesidad de determinar qué regla se aplica, desde qué hecho se cuenta un término y qué eventos pueden modificar su cómputo.
¿Quién valida jurídicamente el contenido de la solución?
¿Quién mantiene actualizadas las reglas y la información que utiliza?
¿Quién responde cuando el funcionamiento real se aparta del diseño previsto?
Una solución jurídicamente innovadora debe facilitar el servicio sin debilitar las garantías que lo legitiman.
La reducción de tiempos o documentos no es suficiente si aumenta las barreras de acceso, compromete la información o dificulta la defensa.
05 · Evaluación de la innovación jurídica
La mejora no se presume.Se comprueba en la práctica.
La pregunta no es solamente qué cambió, sino para quién mejoró y qué evidencia permite sostenerlo.
Una nueva plataforma, un formulario más breve o una comunicación visualmente atractiva pueden ser puntos de partida. No demuestran, por sí mismos, que el problema haya sido resuelto.
El Manual de Oslo distingue la implementación de una idea o un prototipo y reconoce que el valor esperado no está garantizado. Hagan propone probar las soluciones con sus usuarios y revisar las hipótesis durante el proceso de diseño. [1] [3]
Desde esa perspectiva, este estudio propone cinco criterios para examinar una mejora jurídica en su contexto de uso. Son una propuesta editorial de evaluación, no un listado de obligaciones legales ni indicadores ya medidos por ACELEX.
Comprensión: saber qué significa y qué sigue
¿La persona puede explicar con sus propias palabras qué está solicitando, qué información necesita y cuál es el siguiente paso?
Una prueba podría pedirle que identifique esos elementos sin ayuda del equipo que diseñó el documento. Las dudas recurrentes y las interpretaciones equivocadas ofrecen información más útil que una valoración general como «se ve más claro». Conviene distinguir entre reconocer las palabras y comprender sus consecuencias prácticas.
Acceso: reconocer quién queda por fuera
Una solución puede funcionar para quien dispone de conexión estable, experiencia digital y acompañamiento, pero resultar difícil para otras personas.
La evaluación propuesta examina distintos dispositivos, necesidades de apoyo y condiciones de uso. También pregunta qué sucede cuando el canal falla. El punto es identificar obstáculos concretos y alternativas posibles, evitando concluir que una experiencia favorable de pocos usuarios representa a toda la población destinataria.
Funcionamiento: observar el recorrido completo
No basta con que el formulario se envíe. ¿La información llega al responsable adecuado? ¿La persona entiende cómo consultar el estado de su solicitud? ¿Debe repetir documentos o acudir a otros canales para resolver inconsistencias?
Como indicadores de un piloto podrían registrarse errores, solicitudes incompletas, abandonos y necesidades de asistencia. Sus resultados requieren contexto: una variación no permite atribuir automáticamente el cambio al nuevo diseño.
Garantías: revisar lo que podría perderse
La revisión debe preguntar si la simplificación conserva la información necesaria para comprender la actuación y ejercer las posibilidades de participación o defensa que correspondan. También conviene examinar la trazabilidad de lo enviado y el tratamiento de la información personal.
Estos son criterios de evaluación del diseño, no una sustitución del análisis jurídico particular. Un recorrido más rápido no constituye una mejora suficiente si vuelve menos comprensible una decisión o dificulta su revisión.
Sostenibilidad: poder corregir y mantener
¿Quién actualizará el contenido cuando cambien el procedimiento o sus fuentes? ¿Quién atenderá errores y recogerá observaciones? ¿La solución depende de tareas manuales que nadie ha previsto?
Examinar estas preguntas permite distinguir una demostración atractiva de una intervención que puede mantenerse. La evaluación también debe reconocer sus límites: una prueba pequeña orienta decisiones, pero no equivale a demostrar impacto general o permanente.
Probar, documentar, ajustar.
El cierre no es «la solución funciona», sino una decisión sustentada: continuar, modificar, ampliar la prueba o abandonar una alternativa. Hagan plantea la iteración a partir de la retroalimentación, mientras el Manual de Oslo contempla revisiones posteriores a la implementación. [1] [3]
Para este estudio se propone documentar el problema inicial, las condiciones de la prueba, sus hallazgos y los cambios realizados.
Una intervención se examina por sus efectos sobre las personas y el funcionamiento real del servicio.
Los criterios anteriores son una propuesta de evaluación; no reportan un piloto ejecutado ni resultados obtenidos por ACELEX.
06 · Análisis ACELEX
El derecho no ocurre solo en el papel.
Las normas se aplican mediante documentos, servicios, decisiones y procesos que las personas deben poder utilizar.
La distinción entre el problema jurídico y el problema de quien utiliza el servicio permite formular una pregunta más completa.
Además de establecer qué puede decidir una autoridad, interesa examinar cómo se obtiene la información, cómo se comunica la decisión y cómo puede la persona ejercer sus derechos dentro del procedimiento.
Nuestra lectura es que el rigor jurídico y el diseño centrado en las personas cumplen funciones complementarias. Ninguno puede sustituir al otro.
Dos capacidades que deben trabajar juntas
01
Rigor jurídico
Delimita la competencia, el procedimiento, las garantías, los términos, las pruebas y los efectos de la actuación administrativa.
02
Diseño centrado en las personas
Permite examinar si la organización del servicio facilita o dificulta el acceso, la comprensión y el ejercicio efectivo de los derechos.
Criterio editorial
Lo nuevo no es necesariamente una mejora
Una iniciativa no debería presentarse como exitosa únicamente porque es nueva o utiliza tecnología.
Su evaluación debe considerar la necesidad que atiende, la validez de su implementación, los resultados observados y los riesgos que introduce.
Una simplificación que dificulta la defensa no satisface ese criterio, aunque reduzca tiempos internos. Tampoco lo hace una plataforma que ofrece información desactualizada o una automatización que oculta cómo fue tomada la decisión.
Conclusión
Innovar en derecho empieza por comprender el problema.
Se concreta al implementar una respuesta jurídicamente viable y se examina por sus efectos sobre las personas y el funcionamiento institucional, sin confundir una aspiración con un resultado demostrado.
Fuentes verificables
Fuentes y referencias.
Los números entre corchetes utilizados en el estudio remiten a las siguientes fuentes. Las disposiciones normativas, las referencias metodológicas y las propuestas editoriales se presentan de manera diferenciada.
Referencia metodológica
Manual de Oslo 2018
OCDE y Eurostat. Cuarta edición, capítulo 2, especialmente los apartados 2.19–2.22 y 2.99. Referencia metodológica; no constituye una norma colombiana.
Consultar fuenteDiseño jurídico
Law By Design · Legal Design
Hagan, Margaret. Capítulo 1. Definición, propósitos y alcances del diseño jurídico centrado en las personas.
Consultar fuenteProceso de diseño
Law By Design · Design Process for Lawyers
Hagan, Margaret. Capítulo 3. Comprensión del problema, formulación, prototipos y evaluación iterativa.
Consultar fuenteNormativa constitucional
Constitución Política de Colombia
Artículos 2, 23, 29 y 209. Servicio a la comunidad, derecho de petición, debido proceso y principios de la función administrativa.
Consultar fuente oficialProcedimiento administrativo
Ley 1437 de 2011 · CPACA
Con sus modificaciones, incluidas las Leyes 1755 de 2015 y 2080 de 2021. Artículos 9, 13, 53, 56, 67 y 72.
Consultar texto consolidadoRacionalización de trámites
Ley 2052 de 2020
Artículos 1, 2 y 28. Ámbito de aplicación, racionalización de trámites y utilización de lenguaje claro.
Consultar fuente oficialTransformación de trámites
Decreto 88 de 2022
Anexo 1, apartados 2.2 y 2.3.2.1. Diseño centrado en el usuario y relación entre racionalización, digitalización y automatización.
Consultar fuente oficialSector TIC
Decreto 1078 de 2015
Libro 2, Parte 2, Título 20, adicionado por el Decreto 88 de 2022. Artículos 2.2.20.3, 2.2.20.4 y 2.2.20.10.
Consultar texto consolidadoGobierno Digital
Decreto 767 de 2022
Actualización de la Política de Gobierno Digital. Objetivo, elementos, generación de valor público e innovación pública digital.
Consultar fuente oficialInformación pública
Ley 1712 de 2014
Artículo 3. Principios de calidad de la información y divulgación proactiva dentro del acceso a la información pública.
Consultar fuente oficialProtección de datos
Ley 1581 de 2012
Artículo 4. Principios de finalidad, acceso y circulación restringida, seguridad y confidencialidad.
Consultar fuente oficialConvivencia
Ley 1801 de 2016
Artículos 4 y 223. Autonomía del acto y del procedimiento de Policía y reglas del proceso verbal abreviado.
Consultar texto consolidadoConvivencia y Paz
Ley 2492 de 2025
Artículos 1 y 10. Cambio de denominación a inspectores e inspecciones de Convivencia y Paz.
Consultar fuenteOrientación institucional
Estrategia de Lenguaje Claro
Departamento Nacional de Planeación. Orientaciones y recursos institucionales para una comunicación pública comprensible.
Consultar fuente institucionalNota sobre el material de trabajo
El estudio toma como base material pedagógico previamente aportado sobre innovación jurídica y Legal Design. Sus ejemplos se utilizan para el análisis y no como evidencia empírica. Las referencias genéricas sin identificación bibliográfica suficiente no se incorporaron como fuentes independientes.